オンライン申請（在留申請）とは？
オンライン申請（在留申請）とは、出入国在留管理庁が提供する「在留申請オンラインシステム」を利用して、在留資格に関する各種申請をインターネット経由で行える手続きです。
従来は地方出入国在留管理局の窓口で書面申請する必要がありましたが、24時間365日自宅やオフィスから申請可能となり、窓口での長時間待機が不要になりました。
対象となる手続きは、在留資格認定証明書交付申請・在留期間更新許可申請・在留資格変更許可申請・就労資格証明書交付申請など主要な申請の大半をカバーしています。
2025年4月以降はオンライン申請の手数料が窓口より500円程度安く設定されており、費用・時間の両面で効率的な申請手段となっています。外国人本人だけでなく、受入企業・行政書士・弁護士・登録支援機関なども利用可能です。
必要になる場面
オンライン申請は、在留関連の多くの手続きで活用されます。特に複数の外国人従業員を抱える企業や、遠方に住む外国人にとって大きな利便性をもたらします。
企業の人事担当者による申請
外国人社員を多数雇用する企業では、所属機関の職員としてまとめてオンライン申請することが多いです。入社時の在留資格認定証明書交付申請、在留期間更新、転職時の就労資格証明書申請などをシステム上で一元管理でき、窓口に出向く工数が大幅削減されます。
海外からの呼び寄せ
海外から新規に外国人を呼び寄せる際の在留資格認定証明書交付申請は、オンライン申請の代表的な利用場面です。2023年3月以降は認定証明書のメール交付も可能となり、発行された証明書を海外の外国人本人にメール転送してビザ申請に使えるため、従来の国際郵送の手間と時間が削減されました。
外国人本人による申請
マイナンバーカードを持つ外国人本人も、自宅からオンライン申請が可能です。在留期間更新や資格変更などの自身の手続きを、仕事や学業を休まずに自宅で完結できる点が大きなメリットです。海外出張中でも申請可能な点も便利です。
申請・取得の手順
オンライン申請には事前準備と本申請の2段階があります。利用者のカテゴリ（個人・企業・専門家）によって準備物や手順が異なります。
- 利用者登録または利用申出：外国人本人・法定代理人・親族の場合はマイナンバーカードを使った利用者情報登録を行います。所属機関・登録支援機関・公益法人の職員の場合は、地方出入国在留管理局に利用申出を行い承認を受けます。弁護士・行政書士は所属団体の届出手続きを経て利用可能となります。
- 必要機器の準備：本人申請の場合はマイナンバーカード、パソコン、JPKIクライアントソフト（公的個人認証サービス）、ICカードリーダライタを準備します。スマートフォンでの申請も一部可能ですが、機能制限があります。
- 申請種別の選択：在留申請オンラインシステムにログインし、申請する手続きの種類（認定証明書交付・資格変更・期間更新等）を選択します。システム上で入力項目が自動切り替えされます。
- 申請情報の入力：氏名・国籍・在留資格・勤務先情報などをシステム上で入力します。入力ミスがあると補正指示が出るため、慎重に記入する必要があります。
- 必要書類のアップロード：パスポート・在留カード・雇用契約書・企業資料などをPDFまたは画像ファイルでアップロードします。ファイルサイズ・形式の制限に注意が必要です。
- 手数料の納付と申請完了：オンライン決済で手数料を支払い、申請完了となります。仮受付番号が即時発行され、翌営業日に正式な受付番号がメールで通知されます。
- 審査状況の確認と結果受領：システム上で「申請完了」「審査中」「交付待ち」などのステータスを確認できます。審査完了後、結果がメールで通知され、必要に応じて証明書がメールまたは郵送で交付されます。
注意点・よくある失敗
オンライン申請は便利ですが、書類不備や入力ミスで審査が長引くケースもあります。事前準備の段階から注意すべきポイントを整理します。
マイナンバーカードの事前取得
外国人本人による申請にはマイナンバーカードが必須です。カード発行には通常1〜2ヶ月かかるため、在留期間更新を予定している場合は早めの取得が必要です。マイナンバーカードを持たない場合は、所属機関や取次者（行政書士等）に依頼することになります。
利用申出の審査期間
所属機関・登録支援機関等が利用申出を行う場合、承認まで1〜2ヶ月を要することがあります。初めて利用する企業は、実際の申請予定に合わせて早めに利用申出を行うことが推奨されます。一度承認されれば、その後は継続的に利用可能です。
ファイルのアップロード
アップロードできる書類にはファイルサイズ・形式・ページ数の制限があります。PDFファイルのサイズが大きすぎる、画質が悪くて読み取れないなどの理由で補正指示が出ることがあります。事前にサンプルで問題がないか確認することが推奨されます。
審査進捗の問い合わせは不可
オンライン申請でも個別の審査進捗についての入管への電話問い合わせには対応していません。システム上のステータス確認と審査完了時のメール通知で進捗を把握する仕組みです。業務スケジュールに余裕を持って申請することが重要です。
類似書類との違い
オンライン申請と窓口申請では、手続きの流れ・手数料・利便性が大きく異なります。特徴を整理して使い分けを検討することが重要です。
| 比較項目 | オンライン申請 | 窓口申請 | 郵送申請 |
|---|---|---|---|
| 受付時間 | 24時間365日 | 平日9:00〜16:00 | 平日のみ（到着日基準） |
| 手数料（2025年4月以降） | 窓口より500円安い | 通常料金 | 通常料金 |
| 書類形式 | PDF・画像ファイル | 紙の原本 | 紙の原本 |
| 結果通知 | メール＋システム表示 | 郵送または来所受取 | 郵送 |
| 必要機器 | PC・マイナンバーカード等 | 不要 | 不要 |
オンライン申請は24時間利用可・手数料割引・自動進捗管理の面で優れていますが、初回の利用準備に手間がかかります。窓口申請は即時対応可能で質問もできる反面、平日日中の時間拘束があります。郵送申請は限定的な用途で、実務上の選択肢は主にオンラインと窓口の2択となります。
よくある質問
Q. オンライン申請で審査期間は短縮されますか？
A. 審査期間自体は窓口申請と同等で、オンラインだから早くなるわけではありません。在留資格認定証明書で1〜3ヶ月、在留期間更新で1〜2ヶ月が目安です。ただし書類の送付時間や窓口の予約待ちがなくなるため、トータルの所要時間は短縮される傾向があります。
書類不備による補正指示への対応も、オンラインなら即時対応できるため、実務上の進行は円滑化されます。繁忙期（4月・10月）の窓口混雑を回避できる点も大きなメリットです。
Q. マイナンバーカードを持っていない場合はどうすればよいですか？
A. 外国人本人が直接オンライン申請するにはマイナンバーカードが必須ですが、所属機関の職員・弁護士・行政書士・登録支援機関を通じて申請することは可能です。これらの代理人・取次者はマイナンバーカード不要でオンライン申請できます。
マイナンバーカードの新規取得には1〜2ヶ月を要するため、申請を急ぐ場合は申請取次行政書士への依頼か、人事部経由の申請が現実的な選択肢となります。将来的な自己申請を見据えて、早めにマイナンバーカードを取得しておくことも推奨されます。
Q. 企業として利用開始するにはどうすればよいですか？
A. 所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局に利用申出を行い、承認を受ける必要があります。申出には企業の登記事項証明書、担当者情報、申請件数見込みなどの書類が必要です。承認まで1〜2ヶ月かかります。
一度承認されれば、その後は自由に利用できます。企業の業容拡大や外国人雇用の増加に備えて、早めに利用申出を済ませておくことが推奨されます。複数の担当者が利用する場合は、担当者ごとの利用者登録が必要です。
Q. オンライン申請と窓口申請で手数料はどのくらい違いますか？
A. 2025年4月1日から手数料が改定され、オンライン申請は窓口より500円程度安く設定されています。例えば就労資格証明書の交付申請は、窓口2,000円に対してオンラインは1,600円です。
数百円の違いですが、企業で複数件の申請を行う場合は積み重ねで大きな差となります。政府のデジタル化推進の一環としてオンライン申請のインセンティブが設けられており、今後も利用促進が進むと予想されます。
