手続きの全体像
技能実習生の受入れ手続きは大きく「受入れ前」と「受入れ後」に分かれます。
受入れ前
1. 技能実習計画認定申請
時期目安：実習開始予定日の4〜5ヶ月前
申請者：受入企業・監理団体 → 提出先：OTIT（外国人技能実習機構）
2. 在留資格認定証明書(COE)申請
時期目安：実習開始予定日の3ヶ月前
申請者：監理団体 → 提出先：出入国在留管理局
3. ビザ（査証）申請
時期目安：実習開始予定日の1ヶ月前
申請者：技能実習生 → 提出先：在外日本大使館・領事館
技能実習生 入国
日本での実習生活がスタートします。
受入れ後
1. 実習実施者届出書
時期：来日後すぐ (初回のみ)
提出者：受入企業 → 提出先：OTIT（外国人技能実習機構）
2. 実施状況報告書
時期：毎年4月末まで
提出者：受入企業 → 提出先：OTIT（外国人技能実習機構）
3. 技能実習計画軽微変更届
時期：変更発生後1ヶ月以内
提出者：受入企業 → 提出先：OTIT（外国人技能実習機構）
受入前の申請書類について（第1号技能実習）
ここでは、初めて技能実習生（第1号）を受け入れる際の主な流れを解説します。
1.技能実習計画の認定申請（受入企業）
外国人技能実習生を受入れる最初のステップとして、受入企業と監理団体が協力して実習計画を作成し、国の認定を受けます。
計画書は、外国人技能実習機構（OTIT）の地方事務所へ提出します。提出期限は、実習開始予定日の6カ月前から申請でき、4ヶ月前までに申請が必須です。
提出方法は郵送、窓口持参、または2024年からは一部オンラインでも申請できるようになり、紙申請より最大2週間早く処理されます。
技能実習計画認定申請
| 時期 | 実習開始予定日の4〜5ヶ月前までに |
|---|---|
| 申請者 | 受入企業（実習実施者）と監理団体 |
| 提出先 | 外国人技能実習機構（OTIT）地方事務所 |
| 提出方法 | 郵送／窓口持参／オンライン申請 |
認定申請時に必要な添付書類
- 登記簿謄本（原本）
- 直近2事業年度決算書の写し（貸借対照表、損益計算書または収支計算書、確定申告書、納税証明書）
- 役員の住民票の写し
- 技能実習指導担当者の履歴書
- 技能実習指導担当者の健康保険の被保険者証などの写し
- 生活指導担当者の履歴書
- 生活指導担当者の健康保険の被保険者証などの写し
参考
2.技能実習計画の審査・認定（受入企業）
提出した技能実習計画は、技能実習法の基準に基づき、外国人技能実習機構の本部にて審査が行われ、計画認定結果は厚生労働省および法務省に報告されます。
3.認定通知書の交付（受入企業）
認定された場合は外国人技能実習機構より通知書が交付されますので、監理団体に本通知書を送付します。なお、不認定の場合でも同様に通知書が交付されます。
参考
4.在留資格認定証明書（COE）の交付申請（監理団体）
技能実習生が入国するためには、地方入国管理局から在留資格認定証明書の交付を受ける必要があります。技能実習計画の認定通知書を添付し、地方入国管理局に在留資格認定証明書交付の申請を行います。
在留資格認定証明書（COE）申請
| 時期 | 実習開始予定日の3ヶ月前まで |
|---|---|
| 申請者 | 主に監理団体が代行 |
| 提出先 | 地方出入国在留管理局 |
| 提出方法 | 窓口申請または代理人による郵送 |
参考
5.在留資格認定証明書の交付（監理団体）
地方入国管理局から在留資格認定証明書が交付されたら、技能実習生に本証明書を送付します。技能実習生は在外日本国公館にて査証（ビザ）を取得した上で本証明書を入国時に提示します。
第1号技能実習の実習管理を行うためには、監理団体が厚生労働省・法務省から監理事業の許可を得ていることが必須となります。また、第2号・第3号技能実習開始の流れについては技能実習生受入完全ガイドをチェックしてみてください。
第2号・第3号技能実習開始の流れもチェック！
技能実習生受入完全ガイド受入後の届出・報告書について
技能実習生を受け入れた後も、定期的な報告や変更時の届出が必要です。ここでは主に受入企業（実習実施者）と監理団体が行う手続きを解説します。
受入企業（実習実施者）が行う主な届け出・報告
実習実施者届出書（受入企業）
初めて技能実習生を受入れて実習を開始した後、すぐに外国人技能実習機構の地方事務所・支所の認定課へ持参または郵送（書留やレターパックなど、受け取り時に押印やサインが必要な方法に限る(以下同様)）します。この届け出は初めて実習実施者になった時の一度だけです。すでに受理書をもらっている場合は不要です。
参考
実施状況報告書（受入企業）
年に一度、その1年間で技能実習をどのように実施したかを報告する書類です。報告書では、実習体制に変わりがないか、実習生がどれくらい働き、いくら受け取ったかといった労働条件、実習生が行方不明になってしまった場合の状況などを報告します。提出期限は毎年4月1日から5月末日までで、外国人技能実習機構の地方事務所・支所の認定課へ、郵送または窓口への持参で提出します。
適切に実習を行っている「優良な実習実施者」として認定されている場合は、そのことを示す書類も一緒に提出します。
参考
技能実習計画軽微変更届出書（受入企業）
事前に認定を受けた技能実習計画の内容に、実習の目標や職種そのものの変更のような大きな影響を与える変更ではないものの、少しだけ変更があった場合に提出が必要となる届け出です。例えば、実習指導員や生活指導員が変わった場合、あるいは実習生が引っ越しをして住む場所が変わった場合などがこれに当たります。
変更があった日から1ヶ月以内に、外国人技能実習機構の地方事務所・支所の認定課へ、郵送または窓口への持参で提出します。
参考
監理団体が行う主な報告
日々の実習をサポートし、定期的に会社への監査も行っている監理団体も、外国人技能実習機構へ報告を行う義務があります。これらの報告は主に監理団体が行いますが、会社の状況を報告する内容も含まれますので、どのような報告があるかを知っておくと良いでしょう。
監査報告書（監理団体）
3ヵ月に1度のペースで受入企業に対して監査を行い、その結果を書類にまとめて提出します。初回は監査実施日から2ヵ月以内に外国人技能実習機構の地方事務所・支所の指導課へ持参または郵送します。
参考
事業報告書（監理団体）
年に一度、自身がどのように監理事業を行ったか、例えばどれくらいの企業をサポートし、実習生の技能検定の状況はどうだったかといったことを報告する書類を提出します。提出期限は毎年4～5月末、外国人技能実習機構本部の審査課へ持参または郵送します。
参考
技能実習実施困難時届出書（監理団体）
監理する受入企業に実習認定の取り消しや倒産などの経営・事業の変事、技能実習生の病気やケガ、失踪などがあり技能実習実施が困難になった場合に提出する届け出です。問題発生後、すぐに外国人技能実習機構の地方事務所・支所の認定課へ持参または郵送します。
参考
技能実習生を受入れた後の届出や報告は、多岐にわたりますが、これらは全て適正な技能実習を実施し、実習生を保護するために必要な手続きです。
最初は複雑に感じるかもしれませんが、一つずつ内容を理解し、提出時期を守り、そして監理団体と連携して進めることで、必ず対応できます。
これらの報告をしっかりと行うことが、外国人技能実習制度を適切に活用し、実習生との信頼関係を築く上で非常に大切です。
